The Dictation - & - Recording People

DictaVoice e.U.

Inhaber Walter Buchinger
Karl Adlitzerstraße 15
A-2514 Traiskirchen

Telefon: +43 2252 508373
Telefon: +43 2252 508382
Hotline: +43 664 4281254
E-Mail: office@dictavoice.at

FALLBEISPIEL:

 
Herr Rissnar von dg solutions nutzt bereits unseren Service. Da er oft Schulungen, Kundentermine bzw. Verpackungstätigkeiten von Gefahrgut hat, ist sein Büro währenddessen nicht besetzt. In der Zwischenzeit hat sich aber ein Kunde mit einer Anfrage auf Klassifizierung von Gefahrgut telefonisch gemeldet; sein Ansprechpartner am Flughafen benötigt dringend eine Info betreffend Beförderungspapiere; und sein Lieferant für Verpackungsmaterial möchte Hrn.Rissnar einen Termin über die Anlieferung geben.
 
DIE LÖSUNG:
 
DictaVoice – Virtual Office
 
• Wir nehmen alle Anrufe von Hrn. Rissnar während seiner Abwesenheit entgegen.
• Wir notieren Anfragen die Hr. Rissnar bearbeiten soll.
• Wir leiten dem Spediteur am Flughafen alle von Hrn. Rissnar erteilten Informationen weiter.
• Wir koordinieren den Termin für die Anlieferung des Verpackungsmaterials.
Resümee: Ich kann mich darauf verlassen, dass mein Unternehmen von DictaVoice – Virtual Office professionell repräsentiert wird, wenn ich Auswärtstermine habe.
Die Kosten dieser Leistung:
• Grundgebühr € 35,-/Monat.
• € 0,70 pro entgegengenommenen Anruf inkl. Verständigung bzw. Weiterleitung der Info‘s an Hrn. Rissnar.

Was bietet Ihnen das Virtual Office

Sekretariat und Telefondienst
  • Ihre virtuelle Telefonzentrale Erledigung Ihrer eingehenden Telefonate
  • Erhält Ihre persönliche Erreichbarkeit aufrecht
  • Verschafft Ihnen „ Ruhe“ vor dem Telefon
  • Wichtige Telefonate werden auf Wunsch sofort weitergeleitet
  • Koordination Ihrer Termine
  • Verfassung Ihrer Briefe, Angebote, Faxe und Emails
  • Versendung von Prospekten, Briefen etc.
Wie funktioniert das Virtual Office
  • Sie leiten Ihr Telefon auf eine für Sie bei uns eingerichtete Telefonnummer um. 
  • Wir melden uns mit Ihrem Firmennamen, übernehmen Nachrichten, Anfragen oder erteilen Auskünfte.
  • Wir informieren Sie über jeden eingegangenen Anruf per Email, im Bedarfsfall verbinden wir wichtige Telefonate sofort an Sie
  • Sind Sie online können Sie kostengünstig über Ihren Laptop via Voice over IP telefonieren
Ihre Vorteile durch Virtual Office
  • Sie sind für Ihre Kunden und Interessenten immer erreichbar
  • Es entgeht Ihnen keine Kundenanfrage
  • Es hält sie kein „Telefonanruf“ von Ihrer Arbeit ab
  • Sie verärgern nie mehr Kunden durch Nichterreichbarkeit
  • Es geht niemand verloren der einmal Interesse gezeigt hat
  • Unsere Mitarbeiter vermitteln einen sympathischen Auftritt für Ihr Unternehmen
  • Es ist einfach, kostengünstig und dienstleistungsfreundlich
Weitere Diensleistungen
  • Das Virtual Office führt auch Erstkontakt Kundengespräche nach Ihren individuellen Vorgaben, erstellt bzw. überarbeitet Kundendaten sowie Kontaktdaten und übernimmt Ihre Terminplanung für Kundenbesuche sowie Serviceeinsätze. (Servicehotline Funktion)
Verfügbarkeit:
  • Ihr Sekretariat ist durchgehend durch uns besetzt. So geht kein Anruf verloren Sie haben jederzeit Zugang zu allen Informationen über Internet und persönlich via Telefon.
Vorzimmerfunktion:
  • Wir empfangen Ihre Anrufer höflich und professionell mit Ihren Firmennamen. Dringende Anrufe stellt Ihr Sekretariat auf Wunsch durch, alle übrigen erhalten Sie als detaillierte Gesprächsnotiz.
Informiert:
  • Über jeden Anruf, erhalten Sie Informationen zum Inhalt. Beispiel: Anruf Herr Müller, Fa. Hofer ersucht um Rückruf wegenTermin am Freitag, erreichbar unter 0664-123456 heute bis 15:00 oder morgen ab 08:30
Entlastung:
  • Kompetente Mitarbeiter erledigen Ihre zeitraubende alltägliche Büroarbeit. Sie diktieren uns Ihre Emails, Briefe oder Faxe, wir versenden sie. So haben Sie mehr Zeit, sich um Ihre eigentlichen Aufgaben zu kümmern.
Sie diktieren – Virtual Office erledigt den Rest
  • Schritt 1: Diktieren Sie via Autoren Account
  • auf unseren Diktatserver
  • Mit einem Diktiergerät
  • (download via Internet muss möglich sein)
  • Mit Ihrem Laptop oder PC
  • Mit Ihrem Black Berry oder iPhone
  • Oder direkt per Telefoneinwahl
  • Schritt 2: Die Verschriftungsmöglichkeiten
  • Wir verschriften Ihre Diktate und
  • senden dass fertige Schriftstück, Email oder Fax
  • Ihre Sekretärin verschriftet selbst
  • durch Nutzung unseres Diktatservers
Diktieren mit Diktiergerät:
Wir beraten Sie gerne bei der richtigen Auswahl des für Sie idealen Diktiergerätes
Diktieren ohne Diktiergerät:
Mit dem PC oder Laptop, von unterwegs ohne zusätzliches Diktiergerät, die Software kommt vom Virtual Office GRATIS.
Mit Ihrem Smartphone, mit einer APP wird Ihr Mobiltelefon zum Diktiergerät.
Direkt per Telefoneinwahl - Sie wählen die von uns Ihnen bekannt gegebene Rufnummer, identifizieren sich per Tonwahl, und beginnen mit dem Diktat
 
Mit diesen Möglichkeiten ist es nicht mehr nötig ein zusätzliches Gerät dabeizuhaben. Eine Internet – oder Email Verbindung zu suchen, und vor allem nicht darauf zu achten, ob der Akku vom Diktiergerät geladen ist.